Overslaan en naar de inhoud gaan

Hoe kunnen we u helpen?

  • Laatst bijgewerkt: 14-05-2020

Ook vanuit het perspectief van het Nederlandse ondernemingsrecht heeft COVID-19 gevolgen. Zo bevat de Tijdelijke wet COVID-19 J&V bepalingen die bestuurs- en aandeelhoudersvergaderingen via elektronische weg vergemakkelijken. Deze nieuwe wetgeving is tijdelijk en zal vervallen op 1 september 2020, met dien verstande dat een of meerdere malen bij koninklijk besluit kan worden overgegaan tot verlenging van telkens maximaal twee maanden. De tijdelijke regels werken ten dele terug tot en met 16 maart 2020.

Hieronder volgt een overzicht van aandachtspunten met betrekking tot bestuurs- en aandeelhoudersvergaderingen, waaronder de bepalingen van de Tijdelijke wet COVID-19 J&V.

Bestuursvergaderingen van Nederlandse ondernemingen

Er is geen algemene wettelijke verplichting voor het bestuur van een Nederlandse onderneming om op basis van een vast interval te vergaderen. Bestuursvergaderingen kunnen daarom in beginsel worden uitgesteld of geannuleerd vanwege de aan COVID-19 gerelateerde reisbeperkingen.

Bepaalde gevallen dulden echter geen uitstel van het nemen van een bestuursbesluit. Er zijn een aantal maatregelen die het bestuur kan treffen om de gevolgen van reisbeperkingen en andere veiligheidsmaatregelen met betrekking tot COVID-19 te beperken:

  • Bestuursvergaderingen kunnen over het algemeen worden gehouden met behulp van elektronische communicatiemiddelen, mits alle deelnemende bestuursleden in real time met elkaar kunnen communiceren (bijvoorbeeld via Skype of een conference call).
  • Een bestuurslid kan een volmacht geven aan een ander bestuurslid om hem of haar te vertegenwoordigen in een vergadering, waardoor het aantal deelnemers wordt beperkt.
  • Bestuursbesluiten kunnen schriftelijk worden genomen, mits alle bestuursleden op de hoogte zijn van de te nemen besluiten en er geen bezwaren zijn geuit tegen deze wijze van besluitvorming.

Let op: onder bepaalde omstandigheden kan de fiscale vestigingsplaats van een onderneming de flexibiliteit beperken die het bestuur normaliter zou hebben om een of meer van de bovenstaande maatregelen te nemen.

Op grond van de Tijdelijke wet COVID-19 J&V zijn statutaire bepalingen met betrekking tot het fysiek bijeenkomen van het bestuur en de RvC niet van toepassing. 

Aandeelhoudersvergaderingen van Nederlandse ondernemingen

Jaarlijks moet ten minste één algemene vergadering van aandeelhouders (AVA) worden gehouden. Hieronder een aantal aandachtpunten bij de organisatie van de AVA: 

Volledig virtuele AVA: Een volledig virtuele AVA is niet mogelijk onder regulier Nederlands recht. De Tijdelijke wet COVID-19 J&V maakt het onder voorwaarden echter mogelijk dat een AVA wordt gehouden die slechts toegankelijk is langs elektronische weg, ook als de statuten daarin niet voorzien. Hiervoor moet zowel voor de N.V. en B.V. aan de volgende voorwaarden worden voldaan:

  • aandeelhouders kunnen de vergadering volgen via een elektronisch communicatiemiddel (bijv. een audiolivestream of een videolivestream);
  • aandeelhouders zijn tot uiterlijk 72 uur (of 36 uur in bepaalde gevallen) voor de AVA in de gelegenheid gesteld om schriftelijk of elektronisch (bijv. via email) vragen te stellen over de agendaonderwerpen;
  • alle tijdig voor de AVA gestelde vragen worden uiterlijk tijdens de AVA, al dan niet thematisch, beantwoord en deze antwoorden worden op de website van de vennootschap geplaatst of via een elektronisch communicatiemiddel toegankelijk gemaakt voor aandeelhouders; en
  • het bestuur zorgt ervoor dat tijdens de AVA nadere vragen gesteld kunnen worden (bijvoorbeeld middels een chatfunctie), tenzij dit gezien de omstandigheden van dat moment in redelijkheid niet kan worden gevergd.

Als de AVA al is opgeroepen, kan het bestuur onder de Tijdelijke wet COVID-19 J&V tot 48 uur voor de vergadering de wijze van vergaderen wijzigen, zodat de AVA slechts toegankelijk is langs elektronische weg zoals hiervoor omschreven. Het bestuur kan tevens bepalen dat stemrecht slechts via een elektronisch communicatiemiddel kan worden uitgeoefend. Ook kan het bestuur bepalen dat (i) stemmen die voorafgaand aan de AVA door middel van een elektronisch communicatiemiddel (of ingeval van een N.V. tevens bij brief) worden uitgebracht, gelijk worden gesteld met stemmen die ten tijde van de vergadering worden uitgebracht en/of (ii) iedere aandeelhouder bevoegd is om langs elektronische weg aan de AVA deel te nemen, daarin het woord te voeren en het stemrecht uit te oefenen, ook als de statuten hierin niet voorzien.

Hybride AVA: Een combinatie van een fysieke en virtuele AVA is reeds onder regulier recht mogelijk, zij het onder voorwaarden. Aandeelhouders kunnen dan eveneens via een elektronisch communicatiemiddel deelnemen aan de AVA, daarin het woord voeren en stemrecht uitoefenen. De procedures en voorwaarden moeten bij de oproeping van de AVA worden gepubliceerd, en de statuten moeten het uitdrukkelijk toestaan. Onder de Tijdelijke wet COVID-19 J&V geldt dit laatste vereiste niet. Als de AVA al is opgeroepen, kan het bestuur onder de Tijdelijke wet COVID-19 J&V tot 48 uur voor de vergadering de wijze van vergaderen wijzigen zodat de AVA slechts toegankelijk is langs elektronische weg zoals hiervoor omschreven; bij de N.V. kan tevens de plaats van de vergadering worden gewijzigd. Het bestuur kan voorts bepalen dat stemrecht slechts via een elektronisch communicatiemiddel kan worden uitgeoefend. Ook kan het bestuur bepalen dat stemmen die voorafgaand aan de AVA door middel van een elektronisch communicatiemiddel (of ingeval van een N.V. tevens bij brief) worden uitgebracht, gelijk worden gesteld met stemmen die ten tijde van de vergadering worden uitgebracht, ook als de statuten hierin niet voorzien.

Aanvullende maatregelen voor fysieke AVA:

  • Tot 1 september 2020 geldt dat bijeenkomsten in beginsel niet zijn toegestaan. Fysieke AVA's kunnen echter wel doorgang vinden mits niet meer dan 100 personen aanwezig zijn en er onderling 1,5 meter afstand kan worden gehouden. Bij een fysieke AVA kunnen de volgende aanvullende maatregelen overwogen worden: Aanwezigheid van functionarissen van de vennootschap kan worden beperkt tot het minimum: een voorzitter en een secretaris. Hierbij hoeft de voorzitter niet per se de voorzitter van de RvC te zijn en kan één van beiden optreden als gevolmachtigde voor aandeelhouders die bij volmacht stemmen. Voorschriften betreffende fysieke aanwezigheid van functionarissen zijn in te vullen met deelname via telefoon- of videoconferentie. Ook is denkbaar dat de voorzitter van de vergadering de AVA voorzit via elektronische communicatiemiddelen.
  • Aandeelhouders ontmoedigen de AVA fysiek bij te wonen, waarbij wordt aangekondigd dat er geen mogelijkheid zal zijn voor sociale interactie (geen lunch/receptie e.d.), en aangeven dat gestreefd wordt naar minimale fysieke aanwezigheid, met het oog op het waarborgen van de gezondheid van alle betrokkenen.
  • Aandeelhouders de mogelijkheid bieden de vergadering te volgen via een live videowebcast, eventueel met een chatfunctie waarin vragen kunnen worden gesteld of opmerkingen kunnen worden gemaakt.
  • Aandeelhouders uitdrukkelijk verzoeken om een stemvolmacht met steminstructie te verlenen aan een functionaris van de vennootschap of een onafhankelijk derde (schriftelijk of elektronisch via e-voting). Het verlengen van de periode waarbinnen een stemvolmacht kan worden verleend kan zinvol zijn, mits voldoende tijd overblijft voor controle en registratie van de stemvolmachten voorafgaand aan de AVA.
  • Aandeelhouders de mogelijkheid geven vooraf vragen te stellen via e-mail. 
  • Eventueel aankondigen dat wordt gestreefd om later in het jaar een extra aandeelhoudersevenement te organiseren.
  • Aanwezigen verspreiden over meerdere zalen ingeval van een (te) hoge opkomst.
  • Checken of alle maatregelen mogelijk zijn op de gebruikelijke locatie en bij wijziging van locatie rekening houden met vereiste dat de fysieke vergadering moet worden gehouden op de in de statuten aangegeven plaats of anders in de gemeente waar de vennootschap haar woonplaats heeft. 
  • Opstellen van een back-up plan, zodat er een draaiboek klaarligt voor noodsituaties waarin, bijvoorbeeld, de afgehuurde locatie onverwachts de deuren sluit of er van overheidswege een samenscholingsverbod wordt opgelegd.
  • Aanvullende veiligheidsmaatregelen nemen zoals temperatuurscreening en niet-toelating van personen die symptomen van besmetting met het coronavirus hebben. Het opstellen en tijdig beschikbaar stellen van gedragsregels met deze veiligheidsmaatregelen. Al dergelijke maatregelen betreffen het ordelijk verloop van de vergadering en vallen daarmee in het domein van de voorzitter van de AVA.

Uitstellen (bij nog niet verstuurde oproeping) of verzetten (ingeval van reeds verstuurde oproeping) van de AVA: De AVA dient bij een N.V. binnen zes maanden na afloop van het boekjaar plaats te vinden (of eerder indien statutair bepaald) en bij een B.V. binnen 12 maanden na afloop van het boekjaar (bij B.V. tenzij de aandeelhouders een besluit buiten vergadering nemen). In het kader van de Tijdelijke wet COVID-19 J&V kan het bestuur van een N.V. besluiten de wettelijke termijn van zes maanden voor het houden van de AvA te verlengen met vier maanden (dus tot uiterlijk 30 oktober 2020). Dit kan in sommige gevallen nuttig zijn, maar hierbij geldt - door een weeffout in de wetgeving - dat inkoop van aandelen na 30 juni 2020 niet meer mogelijk is. Het uitstellen of verzetten van een AVA zal vanzelfsprekend ook gevolgen hebben voor het tijdstip waarop de jaarrekening wordt vastgesteld en eventueel dividend kan worden uitgekeerd. Het bestuur van een B.V. of N.V. kan onder de Tijdelijke wet COVID-19 J&V ook besluiten de termijn van vijf maanden voor het opstellen van de jaarrekening te verlengen met vijf maanden. Voor Nederlandse beursvennootschappen met notering aan Euronext Amsterdam of een andere gereglementeerde markt in de EU/EER, geldt onverkort een termijn van vier maanden voor het algemeen verkrijgbaar stellen van het jaarverslag en een termijn van drie maanden voor het halfjaarverslag.

Het opstellen van een Q&A ter voorbereiding op aankomende AVA's is raadzaam, zodat adequaat kan worden gereageerd op mogelijke vragen van aandeelhouders en analisten over de situatie.

Op basis van redelijkheid en billijkheid kan de vennootschap in uitzonderlijke situaties afwijken van wettelijke en statutaire voorschriften en procedures. 

Op de hoogte blijven van onze publicaties op het gebied van de juridische gevolgen rondom COVID-19? Meld je dan hier aan. We sturen je dan eens in de week een overzicht met nieuwe artikelen op de website.

Cookie melding

Onze website gebruikt alleen cookies wanneer er video's afgespeeld worden. De video's worden gestreamd vanaf YouTube, een service van Google. Onze website gebruikt geen tracking cookies en/of derde partij cookies als er geen video content afgespeeld wordt. Hier vindt u de privacy/cookie policy voor meer informatie.