Overslaan en naar de inhoud gaan

Hoe kunnen we u helpen?

  • Laatst bijgewerkt: 14-04-2020

Voor degenen onder u die regelmatig documenten moeten ondertekenen, betekent thuiswerk niet het overlijden van het ondertekende contract. U moet echter wel goed nadenken over de oplossing die u gebruikt voor het elektronisch ondertekenen: niet alle elektronische handtekeningen zijn in de ogen van de wet gelijk.

Binnen de Europese Unie hebben we een EU-verordening die een onderscheid maakt tussen drie soorten elektronische handtekeningen:

  • standaard "elektronische handtekeningen" (genaamd "SES" - bijvoorbeeld de gemiddelde e-mailhandtekening, een foto of scan van uw handgeschreven handtekening die u bij een PDF voegt, etc.);
  • "geavanceerde elektronische handtekeningen" ("AES" - een AES is een SES met een aantal extra garanties met betrekking tot de identificatie van de ondertekenaar en de onveranderlijkheid van de ondertekende inhoud, en degene die de meeste mensen voortdurend gebruiken is de token die op hun bankkaartlezer wordt gegenereerd bij het ondertekenen van banktransacties);
  • "gekwalificeerde elektronische handtekeningen" ("QES" - dit is een AES met nog meer garanties, zoals de betrokkenheid van een vertrouwde derde, een certificeringsinstantie, om de band tussen de handtekening en een natuurlijke persoon te versterken).

Volgens deze EU-brede regels heeft een QES automatisch dezelfde rechtsgevolgen als een handgeschreven handtekening. Het is daarom een geweldige manier om contracten te ondertekenen als de ondertekenaars allemaal een QES tot hun beschikking hebben.

Een aantal EU-landen hebben hun eigen door de staat gesponsorde QES-methoden (zo heeft België de eID-handtekeningmethode, maar ook itsme en zelfs de LawyerID die uw advocaten hebben; andere landen met officiële, nationale QES-methoden zijn onder andere Oostenrijk, Estland, Finland, Duitsland, Luxemburg, Portugal, Spanje, ...). Dit laat echter nog steeds grote hiaten, met veel EU-landen die geen lokale QES-methode hebben (bv. Frankrijk, UK), en nog meer landen wereldwijd. Als gevolg daarvan zullen niet alle ondertekenaars altijd over een QES beschikken. Met andere woorden, voor veel documenten of contracten kunt u niet alleen op de QES-methoden vertrouwen.

Wat moet u in dit verband doen?

Voor geheel nieuwe contracten is de "beste" oplossing ofwel natte inkt (d.w.z. een handgeschreven handtekening, op papier) of een QES, indien beschikbaar. Ondertekent u met iemand die niet over een QES-methode beschikt? Probeer een manier te vinden om elkaar extra garanties te geven om vertrouwen te creëren, zodat u deze twee belangrijke vragen kunt beantwoorden:

  • Hoe weet u (met een redelijke mate van zekerheid) dat de beoogde ondertekenaar de persoon was die ondertekende?
  • Kunt u bewijzen dat de inhoud van het document na ondertekening ongewijzigd is gebleven?

Voorbeelden van dergelijke maatregelen zijn uitgebreide klantidentificatie, het delen van scans van on-dertekende documenten en het verzenden van het door het ene ondertekende origineel naar het andere per koerier of gewone post. Dit zal niet zo zorgeloos zijn als een QES, maar het kan wel helpen om uw juridische risico's te beperken.

Als u al een bestaand raamcontract heeft, controleer dan of het een mechanisme bevat dat u in staat stelt om wijzigingen of bestellingen uit te voeren zonder een handgeschreven handtekening. Het kan bijvoorbeeld zijn dat uw raamovereenkomst u en uw contractant in staat stelt om in te stemmen met wijzigingen door middel van een eenvoudige uitwisseling van e-mails. Als het niet voorziet in iets, volg dan de bovenstaande aanbevelingen met betrekking tot nieuwe contracten.

Wat als dit allemaal te ingewikkeld klinkt? Behalve voor specifieke situaties (bijv. overeenkomsten die van invloed zijn op het eigendom van onroerend goed, arbeidsovereenkomsten, etc.), belet de wet u niet om een gescande handtekening in een PDF van de overeenkomst in te voegen, of zelfs te bevestigen in een e-mail keten dat beide partijen het eens zijn. Wees u er echter van bewust dat de afdwingbaarheid van die overeenkomst in twijfel kan worden getrokken, en het kan zijn dat u verschillende bewijsmidde-len moet gebruiken om aan te tonen dat de andere partij de overeenkomst daadwerkelijk heeft ondertekend (wie heeft de overeenkomst ondertekend, maar ook wat er precies is ondertekend).

Met andere woorden, het komt allemaal neer op vertrouwen. Als u de andere ondertekenaar al vertrouwt, kan een eenvoudige uitwisseling van e-mails of een scan van een handtekening in een PDF-bestand volstaan - maar voor strategische of belangrijke contracten kunt u een bevestiging krijgen door middel van een gemakkelijker afdwingbare handtekening (of ervoor zorgen dat wanneer u na een coronavirus lock-down-periode nog een keer face-to-face ontmoet, u een papierenversie uitwisselt). Zo niet, probeer dan een paar extra voorzorgsmaatregelen te nemen - het is immers het belangrijkste thema voor de komende weken.
 

Cookie melding

Onze website gebruikt alleen cookies wanneer er video's afgespeeld worden. De video's worden gestreamd vanaf YouTube, een service van Google. Onze website gebruikt geen tracking cookies en/of derde partij cookies als er geen video content afgespeeld wordt. Hier vindt u de privacy/cookie policy voor meer informatie.