Voorkomen van corruptierisico's bij het gebruik van buitenlandse tussenpersonen/agenten
Het gebruik van lokale tussenpersonen, waaronder agenten, kan corruptierisico's voor bedrijven met zich mee brengen. Internationale ondernemingen maken in de praktijk vaak gebruik van lokale agenten in landen waar de onderneming zelf geen vestiging heeft. De praktijk leert dat deze agenten steeds vaker in relatie worden gebracht met corruptie, zoals het betalen van steekpenningen aan lokale functionarissen om opdrachten binnen te halen of vergunningen te regelen. Zie hierover bijvoorbeeld het bericht in Het Financieele Dagblad van 2 augustus jl. Om dergelijke (corruptie)risico's zo veel mogelijk te voorkomen is een goede 'third party' screening cruciaal.
Raakt een onderneming betrokken bij een omkopingszaak, en zeker wanneer zij geen (goede) procedures ter voorkoming van corruptie had of die niet naleefde, dan kan zij rekenen op aanzienlijke boetes, intrekking van vergunningen, bindende aanwijzingen of zelfs op algehele uitsluiting van belangrijke overheidsopdrachten.
Het Openbaar Ministerie heeft de laatste jaren meer oog voor corruptie in het internationale bedrijfsleven en laat een hardere bestraffing van (buitenlandse) corruptie zien (veelal via hoge schikkingen). Het hebben, implementeren en naleven van procedures om corruptierisico's zo veel mogelijk te voorkomen en mitigeren is dan ook onontbeerlijk. Daarbij kun je dus niet om het handelen via of met lokale, derde partijen heen. Een belangrijk onderdeel hiervan is een goede screening van de 'third parties' (derde partijen) waarmee een bedrijf werkt. Ook wel een 'third party due diligence' genoemd. Die zien niet alleen op agenten, maar ook op leveranciers, distributeurs, andere afnemers, 'consultants' en andere tussenpersonen.
Voor het opzetten van een gedegen third party screening is het allereerst van belang om de risico's waarmee de onderneming te maken heeft of kan krijgen in beeld te brengen. Dit betekent om te beginnen dat derde partijen gestructureerd worden geïdentificeerd. Na deze identificatie dient er een analyse te worden gemaakt van het corruptierisico rondom de betreffende third party, de waarschijnlijkheid dat dit risico intreedt en de impact daarvan.
De belangrijkste indicatoren voor een dergelijke risicoanalyse zijn:
- het type third party waarmee men te maken heeft (leverancier, distributeur, agent, consultant, ..);
- het corruptierisico van het land waarin die partij opereert;
- het risico van de bedrijfstak waarin wordt gehandeld;
- de omvang van de transactie; en
- het risico van de partijen waarmee de third party contracteert.
De ervaring leert dat sommige bedrijfstakken corruptiegevoeliger zijn dan anderen. Zo is het gebruik van agenten in de defensie-, bouw-, telecommunicatie-, farmacie-, luchtvaart-, en energiesector risicovoller doordat bedrijven hier in grote mate afhankelijk zijn van (bijvoorbeeld) agenten gelinkt aan de overheid.
Voor het maken van deze analyse is ook enige (achtergrond)informatie van de third party nodig (de screening). Afhankelijk van het type third party kan hierbij worden gedacht aan identiteitscontrole, vaststellen wie de bestuurders en aandeelhouders zijn, een check op bad press en een controle tegen de sanctielijsten. Het is van belang dat de onderneming de informatie die de (lokale) third party zelf voor deze analyse aanlevert, ook verifieert. Bij onduidelijkheden of tegenstrijdigheden in de aangeleverde informatie, of de gegeven antwoorden, is het tevens de verantwoordelijkheid van de onderneming om hier op te acteren en door te vragen! Het niet, niet goed of niet volledig (willen) beantwoorden van vragen kan namelijk een indicatie zijn dat er iets niet goed zit (een 'red flag').
Naast de screening bij het aangaan van een nieuwe relatie met een third party is het van groot belang dat er ook een periodieke screening en monitoring wordt uitgevoerd. Relevante ontwikkelingen kunnen namelijk ertoe leiden dat de risicoanalyse moet worden aangepast of er aanvullende risico-mitigerende maatregelen moeten worden genomen. Uit het onderzoek van Het Financieele Dagblad blijkt dat onder 25 internationaal opererende bedrijven slechts 23% regelmatig hun tussenpersonen screent. Het periodiek monitoren van third parties blijkt in de praktijk vaak een groot struikelblok voor ondernemingen.
Handige documenten in het kader van het opzetten van third party screeningsprocedure zijn onder meer de speciaal voor het MKB opgestelde ICC Anti-Corruption Third Party Due Diligence: A Guide for Small and Medium Size Enterprises van de International Chamber of Commerce (ICC) (uit 2015), en de Transparancy International Corruption Index die een globaal inzicht geeft in de mate van corruptierisico's binnen verschillende landen.
Hebt u vragen over compliance op het gebied van anti-omkoping of de screening van agenten of andere third parties? Neem dan gerust contact met ons op.
