Met persoonsgegevens bedoelen wij alle gegevens betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. We verwerken uw persoonsgegevens integer en op gecontroleerde wijze, in overeenstemming met de Europese (en voor zover van toepassing ook de Britse) Algemene Verordening Gegevensbescherming ('AVG’).
In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, voor welke doeleinden, met wie we deze gegevens delen, wat uw rechten zijn en hoe wij uw persoonsgegevens veilig bewaren. Ook vermelden wij onze contactgegevens voor het geval u vragen heeft over privacy en/of over de persoonsgegevens die wij van u verwerken.
-
1. Wie zijn wij?
NautaDutilh is een internationaal advocatenkantoor met vestigingen in Amsterdam, Brussel, Londen, Luxemburg, New York en Rotterdam. Met meer dan 400 advocaten, notarissen en belastingadviseurs zijn wij het grootste onafhankelijke advocatenkantoor in de Benelux. Topspecialisten die de toon zetten op het wereldtoneel en diezelfde kennis en vaardigheden inzetten ten behoeve van onze cliënten op onze thuismarkten. Meer informatie over onze kantoren vindt u op onze website onder ‘Juridische Informatie’ .
-
2. Hoe verwerken wij uw persoonsgegevens?
Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
- Voor het leveren van onze diensten aan u, aan uw bedrijf of in algemene zin aan onze clienten (inclusief trainingen) en om te kunnen reageren op een verzoek, vraag of klacht (“Dienstverlening”);
- Voor het beheer van de relatie met onze leveranciers en zakenpartners (inclusief een due diligence) (“Inkoop”);
- Om te voldoen aan wet- en regelgeving en beleidsmatige voorschriften (“Compliance”);
- Om te bepalen voor welke diensten u mogelijk interesse heeft en om met u te communiceren over onze diensten (bijvoorbeeld via nieuwsbrieven of evenementen) en om een professionele relatie op te bouwen of te onderhouden (“Marketing en relatiebeheer”);
- Voor het onderhoud en de ontwikkeling en verbetering van onze website, apps en sociale media-pagina's, met name door het genereren van gebruikscijfers (“Internet Analytics”);
- Ter bescherming van onze kantoren, activiteiten, eigendommen, medewerkers, bezoekers, netwerk, website, apps en databases en om misbruik en frauduleus/crimineel gedrag te voorkomen, op te sporen en te bestrijden (“Beveiliging”);
- Om onze diensten, bedrijfsprocessen en systemen te bewaken, te analyseren en/of te verbeteren (“Bedrijfsontwikkeling en continuïteit”);
- Om onze rechten uit te oefenen via het instellen van vorderingen, uitoefenen van rechten of voeren van verweer in geval van aanspraken van derden jegens ons of onze medewerkers (met inbegrip van geschillen, klachten, vragen en/of onderzoeken) (“Juridisch/Geschillenbeslechting”);
- Om uw aanmelding voor een van onze wervingsactiviteiten of -evenementen te verwerken, uw sollicitatie in behandeling te nemen en om uw geschiktheid te beoordelen (“Werving”).
-
3. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?
De persoonsgegevens die wij voor de hierboven genoemde doeleinden verwerken, zijn bijvoorbeeld:
- Persoonsgegevens die wij in het kader van onze dienstverlening ontvangen of verzamelen, waarin bijvoorbeeld informatie staat over juridische kwesties, geschillen, veroordelingen, sancties en boetes. Dit kunnen ook de NAW-gegevens zijn van andere personen die u kent, zoals uw professionele adviseurs, zakelijke contacten en/of familieleden;
- Informatie uit handelsregisters en andere openbare/particuliere bronnen;
- Uw nationale identificatienummer (uitsluitend voor zover wettelijk vereist of toegestaan);
- Uw betalingsgegevens, indien nodig voor de facturering of het doen van een betaling;
- Uw reviews van onze diensten;
- Gegevens over uw bezoek aan ons kantoor (bezoekersregistratie, camerabeelden, kenteken);
- Interacties en correspondentie met ons kantoor;
- Persoonsgegevens die wij in het kader van de levering van uw diensten/goederen verzamelen of ontvangen, waarin bijvoorbeeld financiële informatie staat (zoals facturen en btw-nummers) en informatie over uw diensten/goederen;
- Informatie over uw bezoek aan onze website, zoals het type apparaat dat u gebruikt, uw IP-adres en de user-agent;
- Informatie over het gebruik van onze apps, zoals Dawn Raid (zoals uw e-mailadres, tijdstip van downloaden en inloggen, appversie en gebruikte platform);
- Opnames van beeldgesprekken via een online communicatie- en samenwerkingsplatform (voor dit doel kunnen wij ook uw naam en foto verwerken);
- Informatie over uw deelname aan onze evenementen, trainingen en/of congres;
- De diensten waarin u geïnteresseerd bent of zou kunnen zijn en of u onze marketingmails heeft geopend en wanneer;
- Persoonsgegevens die wij nodig hebben om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen (zoals identificatiegegevens van cliënten in het kader van onze client due diligence-verplichtingen);
- Uw naam, geslacht, (functie)titel en het bedrijf waarvoor u werkt;
- Uw contactgegevens, zoals uw (zakelijke) e-mailadres, afdeling, bedrijfs-/huisadres en uw (zakelijke) telefoonnummer;
- Uw geboortedatum, geboorteplaats en nationaliteit;
- Uw cv, sollicitatiebrief, informatie over uw sollicitatieprocedure en de resultaten daarvan, alsmede alle andere informatie die relevant is voor de functie waarop u solliciteert, inclusief een eventuele assessment en/of pre-employment screening;
- Relevante achtergrondinformatie, zoals uw vaardigheden, professionele achtergrond en/of genoten opleidingen, uw relatie met onze klant of leverancier etc.
-
4. Op welke basis gebruiken wij uw persoonsgegevens?
Wij baseren de verwerking van uw persoonsgegevens voor de onder 3 genoemde doeleinden op de volgende wettelijke grondslagen:
- Dienstverlening: Als wij de diensten rechtstreeks aan u leveren, is de verwerking van uw persoonsgegevens voor dit doel noodzakelijk voor de uitvoering van onze overeenkomst met u. Als wij de diensten aan uw bedrijf of in algemene zin aan onze cliënten leveren, hebben wij een gerechtvaardigd belang bij de verwerking van uw persoonsgegevens om zaken te doen. Voor het leveren van diensten kunnen we uw persoonsgegevens ook nodig hebben om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen. Wat onze notariële dienstverlening betreft, kan de verwerking van uw persoonsgegevens ook noodzakelijk zijn voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefe-ning van het openbaar gezag dat aan onze notarissen is opgedragen. Als u ervoor kiest om uw persoonsgegevens niet voor dit doel aan ons te verstrekken, kunnen wij mogelijk geen diensten aan u of uw bedrijf leveren;
- Inkoop: Als wij goederen of diensten rechtstreeks van u betrekken, is de verwerking van uw persoonsgegevens voor dit doel noodzakelijk voor de uitvoering van onze overeenkomst met u. Als wij de goederen of diensten van uw bedrijf betrekken, is de verwerking van uw persoonlijke gegevens in ons gerechtvaardigde belang. Voor de inkoop van goederen of diensten kunnen wij uw persoonsgegevens ook nodig hebben om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen. Als u uw persoonsgegevens niet voor dit doel aan ons wilt verstrekken, kunnen wij besluiten om u of uw bedrijf niet in te schakelen;
- Compliance: De verwerking van uw persoonsgegevens indien dit noodzakelijk is om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen. Het kan daarbij gaan om het voeren van een administratie, naleving van wettelijke bewaartermijnen of het doorgeven van uw persoons-gegevens aan officiële instanties om te voldoen aan fiscale, anti-witwas- of overige wettelijke verplichtingen. Als u ervoor kiest om uw persoonsgegevens niet voor dit doel aan ons te verstrekken, is het mogelijk dat wij onze contractuele relatie met u of met uw bedrijf niet kunnen voortzetten;
- Marketing en relatiebeheer: als we niet om uw toestemming vragen, baseren wij deze activiteiten op onze gerechtvaardigde belangen. Als u geen marketingmails wilt ontvangen, kunt u weigeren om ons toestemming te geven. U kunt ook klikken op de afmeldlink onderaan de betreffende e-mail. Als u uw toestemming weigert/intrekt of zich voor deze berichten afmeldt, heeft dit verder geen gevolgen voor u behalve dat u deze mails niet meer ontvangt;
- Internet Analytics: als we niet om uw toestemming vragen, baseren we deze activiteiten op onze gerechtvaardigde belangen. Als u uw toestemming weigert/intrekt of zich hiervoor afmeldt, heeft dit verder geen gevolgen voor u;
- Beveiliging: wij gebruiken uw persoonsgegevens voor dit doel om frauduleuze of criminele activiteiten te voorkomen, op te sporen en te bestrijden. Wij hebben een gerechtvaardigd belang bij het beschermen van onze kantoren, activiteiten, eigendommen, medewerkers, bezoekers, netwerk, website, apps en databases en bij het voorkomen, opsporen en bestrijden van misbruik of frauduleus/crimineel gedrag ter zake;
- Bedrijfsontwikkeling en continuïteit: wij hebben een gerechtvaardigd belang bij het verwerken van uw persoonsgegevens om een gezonde, winstgevende onderneming te voeren;
- Juridisch/Geschillenbeslechting: het is in ons gerechtvaardigde belang om onze rechten te kunnen uitoefenen en ten behoeve van onszelf en onze medewerkers verweer te kunnen voeren in geval van aanspraken of vorderingen;
- Werving: Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van uw toestemming, ons gerechtvaardigde belang om integere, gekwalificeerde professionals te werven, of als dit noodzakelijk is in het kader van de intentie om een overeenkomst met u aan te gaan.
-
5. Met wie delen wij uw persoonsgegevens?
Wij kunnen uw persoonsgegevens voor de in deze privacyverklaring genoemde doeleinden op de bijbehorende wettelijke grondslagen uitwisselen met onze NautaDutilh-groepsmaatschappijen en andere derden. Daarbij gaat het bijvoorbeeld om derden:
- Die relevant zijn voor onze Dienstverlening, zoals gerechtelijke instanties, rechters en arbiters, deurwaarders, wederpartijen van cliënten en/of hun vertegenwoordigers, overheids-instanties en -organisaties en handhavingsinstanties;
- Die onze leveranciers zijn (Inkoop) zoals dienstverleners in de IT, zakenpartners, wervingsbureaus en andere leveranciers;
- Waarmee wij te maken hebben in het kader van de Compliance, zoals toezichthouders, financiële instellingen (zoals banken en verzekeraars), de Kamer van Koophandel, adviesbureaus, accountantskantoren en controleurs;
- Waarmee wij in de hele keten nauw samenwerken, zoals universiteiten en scholen.
Derden die uw persoonsgegevens ontvangen, zijn zelf verantwoordelijk voor de naleving van de privacywetgeving als zij zelf als verwerkingsverantwoordelijke optreden (zoals cliënten, banken, verzekeraars, accountantskantoren, overheidsinstanties). Wij zijn niet verantwoordelijk of aanspra-kelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens door deze derden. Als wij uw gegevens verstrekken aan derden in hun hoedanigheid van verwerker of gezamenlijke verwerker, gaan wij een verwerkersovereenkomst of een gezamenlijke verwerkersovereenkomst met hen aan.
Ingeval wij uw persoonsgegevens doorgeven aan derden buiten de Europese Economische Ruimte, zorgen wij voor passende waarborgen in overeenstemming met de AVG.
-
6. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?
Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het realiseren van de in deze privacyverklaring vermelde doeleinden, of voor zover dit op grond van de geldende wet- en regelgeving is vereist.
-
7. Hoe beschermen wij uw persoonsgegevens?
Wij doen er alles aan om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onbedoelde of onrechtmatige vernietiging, verlies, wijziging en onbevoegde openbaarmaking of toegang. Daartoe hebben wij passende technische en organisatorische maatregelen getroffen in het kader van onze informatiebeveiliging (conform de strengste normen binnen onze branche). Zoals firewalls, toegangscontrole, virusscanners, versleuteling (van laptops en telefoons), screening van personeel en geheimhoudingsclausules.
-
8. Wat zijn cookies en welke soort cookies gebruiken wij?
Cookies zijn kleine tekstbestanden met informatie, die op uw apparaat worden geïnstalleerd op het moment dat u een website bezoekt. Sommige cookies zijn technisch gezien nodig voor een goed functionerende website. Dit betekent dat sommige activiteiten binnen een website niet zonder deze cookies kunnen worden uitgevoerd. Voor deze technische of sessiecookies is geen toestemming nodig. Download hier ons cookie overzicht.
Met functionele cookies kunnen websites uw acties en voorkeuren onthouden. Dan kan handig zijn wanneer u een website opnieuw bezoekt of wanneer u binnen een website van pagina wisselt. Ook voor deze cookies is geen toestemming nodig. Er zijn ook cookies die gebruikt worden voor analyses (zoals de wijze waarop u van een website gebruikmaakt) of voor het volgen van uw surfgedrag om gerichte advertenties te tonen. Voor deze cookies is meestal uw toestemming nodig. Wij gebruiken dit soort cookies niet.
Als u onze content wilt delen op sociale media via de betreffende social media-knoppen op onze websites, kunnen er ook cookies worden geplaatst door deze partijen als onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijken. Hetzelfde geldt wanneer u onze sociale media-pagina's op LinkedIn, Facebook, X en Instagram bezoekt. U vindt hun cookiebeleid hier: Facebook, LinkedIn en Instagram
-
9. Wat zijn uw rechten als betrokkene?
U heeft op grond van de AVG bepaalde rechten. Zo kunt u ons bijvoorbeeld vragen welke persoonsgegevens wij van u hebben en om uw persoonsgegevens te rectificeren/verwijderen. Onder omstandigheden kunt u ook bezwaar maken tegen de verwerking of ons vragen om de verwerking te beperken of om uw persoonsgegevens in een gestructureerde, machineleesbare vorm te ontvangen (ten behoeve van andere organisaties). Meer informatie over uw rechten is te vinden op https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/themas/basis-avg/privacyrechten-avg
Mocht u een van deze rechten willen uitoefenen, stuur dan een e-mail naar ndprivacy@nautadutilh.com. Als u een verzoek indient, verifiëren wij altijd eerst uw identiteit. Dit is voor uw eigen bescherming en in algemene zin voor de bescherming van andere personen van wie wij gegevens verwerken.
Mocht u een klacht hebben over de wijze waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan, stuur dan een e-mail naar ndprivacy@nautadutilh.com. U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Onze advocaten en notarissen hebben beroepsmatig een geheimhoudingsplicht. Daarom is het niet altijd mogelijk om de gevraagde informatie vrij te geven.
-
10. Contactinformatie
Als u meer wilt weten over de verwerking van uw persoonsgegevens of over dit privacybeleid, stuur dan een e-mail naar ndprivacy@nautadutilh.com.
Wij beschikken voor onze kantoren in Amsterdam, Rotterdam, Londen en New York over een Functionaris voor Gegevensbescherming (FG). Mocht u vragen of zorgen hebben omtrent de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u met onze FG contact opnemen via dataprotectionofficer@nautadutilh.com
-
Actuele versie
Deze privacyverklaring treedt in werking op 1 november 2023 en vervangt de versie van 22 mei 2022. Wij behouden ons het recht voor om deze privacverklaring te wijzigen of te actualiseren. De meest recente versie vindt u altijd op onze website. Aangeraden wordt om onze website regelmatig te bezoeken, ook om op de hoogte te blijven van de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken.