Toepassingsbereik verplichting interne meldprocedure aangepast
De verplichting uit de wet om een interne meldprocedure te hebben geldt voor iedere werkgever bij wie in de regel ten minste 50 werknemers werkzaam zijn. Het toepassingsbereik van de wet voor wat betreft werkgevers die door deze verplichting worden geraakt wordt op twee manieren aangepast. Enerzijds wordt met de wet het werknemer-begrip ingeperkt door hier alleen nog de reguliere werknemer onder te verstaan alsmede degene die in een ondergeschiktheidsrelatie tegen een vergoeding arbeid verricht. Dit betekent dat zzp'ers en onbetaalde stagiaires en vrijwilligers niet langer worden meegerekend als 'werknemer'. Anderzijds moeten meer verschillende soorten werkgevers aan de verplichting om een interne meldprocedure op te stellen voldoen, namelijk alle organisaties die onder de wet ter voorkoming van witwassen financieren van terrorisme (Wwft) vallen, en alle organisaties die werkzaam zijn op het gebied van (i) financiële diensten, producten en markten, (ii) de burgerluchtvaart, (iii) maritieme arbeid en havenstaatcontrole, (iv) offshore olie- en gasactiviteiten, ongeacht het aantal werknemers. Van belang is dat ook in concernverband iedere afzonderlijke dochtermaatschappij die ten minste 50 werknemers heeft of onder de Wwft valt en/of werkzaam is op één van de hiervoor genoemde gebieden, een eigen intern meldkanaal dient te hebben.

Strengere eisen interne meldkanalen en -procedures
Het interne meldkanaal en de bijbehorende meldprocedure moeten aan strengere eisen gaan voldoen. De wet zorgt ervoor dat het interne meldkanaal open dient te staan voor vermoeden van een misstand, waarbij een onderscheid wordt gemaakt tussen een (gevaar voor) schending van het Unierecht of een handeling of nalatigheid waarbij het maatschappelijk belang in het geding is. Het maatschappelijk belang ziet hierbij op een (gevaar voor) schending van een wettelijk voorschrift of interne regels, of een meer algemeen gevaar voor bijvoorbeeld de volksgezondheid of de veiligheid van personen. Daarnaast dient zowel mondeling, schriftelijk en (op verzoek van de melder) in persoon te kunnen worden gemeld, en dient een melder binnen zeven dagen een ontvangstbevestiging te krijgen en binnen een redelijke termijn (van ten hoogste drie maanden) te worden geïnformeerd over de vervolgstappen naar aanleiding van de melding. Ook dient iedere melding door de werkgever geregistreerd te worden in een daarvoor ingericht register, waarbij een duidelijk onderscheid wordt gemaakt tussen schendingen van het Unierecht en schendingen waarbij het maatschappelijk belang in het geding is. Tot slot kunnen melders straks ook anoniem, bijvoorbeeld door middel van speciale software, een vermoeden van een misstand intern melden.

De werkgever moet (a) de meldprocedure, (b) de wijze waarop een vermoeden van een misstand extern kan worden gemeld, en (c) de rechtsbescherming van een werknemer bij het melden van een vermoeden van een misstand op schriftelijke of elektronische wijze beschikbaar stellen.

Meer mogelijkheden om extern te melden
De wet maakt het nu mogelijk voor melders om direct extern een vermoeden van een misstand te melden. Extern melden kan bij een daarvoor bevoegde autoriteit, zoals de Autoriteit Financiële Markten, de Autoriteit Consument en Markt, en het Huis voor Klokkenluiders. Daarnaast kunnen melders nu ook anoniem een vermoeden van een misstand extern melden, dat wil zeggen via een advocaat of vertrouwenspersoon.

Meer bescherming voor de melders

In de wet is het begrip ‘melder’ uitgebreid. Melders die beschermd worden op grond van de nieuwe wet zijn "personen die in de context van hun werkgerelateerde activiteiten een vermoeden van een misstand melden of openbaar maken". Naast werknemers vallen ook zzp'ers, vrijwilligers en stagiairs (zowel betaald als onbetaald), sollicitanten, aandeelhouders, bestuurders, (onder)aannemers en leveranciers onder dit begrip. Ook de personen die een melder bijstaan, betrokken derden en interne onderzoekers genieten bescherming onder de wet.

Een van de beschermingsmaatregelen is het benadelingsverbod. Een melder mag tijdens en na de behandeling van een melding niet worden benadeeld, mits de melder redelijke gronden heeft om aan te nemen dat de gemelde informatie over het vermoeden van een misstand op het moment van de melding juist is. Het benadelingsverbod omvat onder meer (dreiging met en poging tot) ontslag of schorsing, een negatieve beoordeling, intimidatie pesterijen of uitsluiting. Nieuw daarbij is dat de bewijslast van benadeling verschuift van de melder naar de werkgever. De werknemer hoeft slechts aan te tonen dat er met redelijke gronden is gemeld en dat er (in de optiek van de werknemer) sprake is van benadeling. Het is dan aan de werkgever om aan te tonen dat de vermeende benadeling niet het gevolg is van de melding die de melder heeft gedaan. Ook nieuw is dat een melder, onder omstandigheden, beschermd wordt tijdens en na het direct openbaar maken van een vermoeden van een misstand, bijvoorbeeld via de pers.

Tot slot zijn met die nieuwe wet ook zogenaamde zwijgbedingen die het recht beperken of ontnemen om een vermoeden van een misstand te melden of openbaar te maken in beginsel nietig. De nietigheid van een zwijgbeding vanwege strijd met de wet heeft overigens geen gevolgen voor zwijgbedingen die zien op andere te beschermen belangen.

Bestuursrechtelijke bevoegdheden Huis voor klokkenluiders
De 'afdeling onderzoek' van het Huis voor klokkenluiders is onder meer belast met het toezicht op de naleving van de belangrijkste verplichtingen van de wet. De afdeling onderzoek zal bestuursrechtelijke bevoegdheden krijgen ter handhaving van de nieuwe regels. Zij kan bijvoorbeeld een last onder dwangsom of bestuursrechtelijke boete opleggen bij overtreding van de eisen die gelden voor de inrichting en het beschikbaar stellen van de interne meldprocedures, bij het niet opvolgen van aanbeveling van de afdeling onderzoek door een werkgever, en bij benadeling door een werkgever.

Inwerkingtreding en overgangsrecht
De wet is op 18 februari 2023 (grotendeels) in werking getreden. Dit betekent dat werkgevers met 250 werknemers of meer en organisaties die onder de Wwft vallen en/of werkzaam zijn op de eerdergenoemde specifieke gebieden, in ieder geval direct hun interne meldprocedure dienen aan te passen of moeten gaan opstellen. Voor organisaties met 50 tot 249 werknemers geldt voor wat betreft de interne meldprocedure een uitzondering, zij hebben tot 17 december 2023 om deze aan te passen. Er is enkel overgangsrecht opgenomen voor meldingen die reeds zijn gedaan vóór inwerkingtreding van de wet, zodat de nieuwe procedurele eisen en de inlichtingenplicht hier niet met terugwerkende kracht voor zullen gelden.

Een aantal onderdelen, zoals de bestuursrechtelijke handhavingsbevoegdheden van de afdeling onderzoek en de mogelijkheid om intern anoniem te melden, treedt op een later moment in werking omdat hiervoor nadere regelgeving nodig is. De komende tijd wordt daarnaast, mede naar aanleiding van de evaluatie van de Wet Huis voor klokkenluiders, gewerkt aan een volgend wetsvoorstel met verdere verbeteringen in de positie van klokkenluiders. 

Vervolgstappen: wat betekent dit voor u?
Werkgevers zullen allereerst dienen na te gaan of zij op grond van de wet verplicht zijn een interne meldprocedure te hebben. Werkgevers met 250 werknemers of meer en organisaties die onder de Wwft vallen en/of werkzaam zijn op de eerdergenoemde specifieke gebieden zullen per direct moeten voldoen aan de wet, en derhalve hun interne meldprocedure te actualiseren of er een op te stellen. Werkgevers met 50 tot 249 werknemers doen er ook goed aan om hun interne meldprocedure onder de loep te nemen zodat ze vanaf 17 december 2023 aan de nieuwe vereisten van de wet voldoen. Een werkgever heeft in beginsel instemming van de ondernemingsraad nodig ten aanzien van de interne meldprocedure.

Wij denken graag met u mee bij het opstellen of actualiseren van interne meldprocedures. In het geval van een eventuele melding adviseren wij u graag over de aangewezen opvolging en aanpak.